Независимо от того, работает ли ваша команда в офисе или на удаленке, бывает очень трудно игнорировать отвлекающие факторы, а именно Zoom, Slack и другие приложения для совместной работы команды. Многие компании на своем опыте уже убедились – постоянная коммуникация с коллегами, сотни уведомлений сильно отвлекают от работы и нарушают распорядок сотрудников. Что делать в такой ситуации – рассказываем далее.

Обыкновенное разделение ролей

Чаще всего в компаниях всех сотрудников можно условно поделить на «менеджеров» и «разработчиков». Менеджеры занимаются общением с клиентами, постоянно находятся на связи, являются промежуточным звеном между разработчиком и заказчиком. Разработчик же – фактически творец, которому необходима максимальная концентрация для лучшего результата.

Удачной является концепция Кэла Ньюпорта, изложенная в его книге «В работу с головой». Как он говорит: профессиональная деятельность, осуществляемая в состоянии концентрации без отвлекающих факторов, доводит ваши познавательные и созидательные способности до предела. Эти усилия улучшают ваши навыки, позволяют достигать поставленных целей.

Когда же разработчики отвлекаются на побочные задачи – сообщения в электронной почте или уведомления в Slack, им достается только небольшое количество остаточного внимания. Именно на нем тогда (а не на глубоком погружении) держится весь рабочий процесс.

Как повлияла удаленка на отвлекающие факторы

Во времена пандемии коммуникация стала возможна между сотрудниками компаний только через Zoom и Slack, что только усилило отвлекающие факторы. Причиной тому послужило сразу несколько моментов:

  • Асинхронные методы коммуникаций (электронная почта, Slack) начали восприниматься как синхронные. Люди ожидали мгновенного ответа на имейл, торопили друг друга, усиливая отвлечение от работы;
  • Увеличение количества «встреч». Во время карантина мы наоборот стали чаще «встречаться» виртуально. Стало намного сложнее организовывать созвоны в Zoom, ведь не всегда удавалось понять – кому нужно быть на встрече, а кому нет необходимости тратить время. Часто так случалось, что пока несколько сотрудников дискутируют, остальные не отвечают вообще, а лишь пассивно сидят в чате.

Как решить проблемы?

Каждая из ключевых проблем требовала определенного решения. Наиболее простыми оказались:

  • Новые правила общения. Чтобы снизить нагрузку на всех участников процесса, следует установить четкие правила в какой срок нужно предоставить ответ на сообщение по тому или иному каналу коммуникации. Например, почта или Slack – до суток, мессенджеры – в течение дня, а если нужно что-то срочно сообщить – только звонить по телефону;
  • Разделение часов работы. Чтобы у разработчиков было время сконцентрировано работать, а у менеджеров – готовиться ко встречам, лучше всего поделить день на две смены. В утреннее время разработчики работают, отсутствуют встречи, звонки, новые задачи. После обеда включаются менеджеры и начинается активное обсуждение проектов по разным каналам связи.

Многие команды сейчас переходят на частичную удаленку, даже имея возможность работать в офисе. Поэтому особенно актуальным будет предупреждение выгорания у сотрудников из-за невозможности сосредоточиться в течение рабочего дня.